グローバル化が進んだ昨今、海外との会議が増えた企業も多いのではないでしょうか。Web会議を国内で行う場合と海外と行う場合では、どのような違いがあるのでしょうか。

Web会議における国内と海外の違い

Web会議を、海外の企業と行う場合と日本国内の企業と行う場合では、例えば下記のような違いがあります。

言語

海外企業とのWeb会議においては、英語を使って行うことが多いでしょう。しかし、必ずしも英語ばかりとは限らず、その他の言語で行う場合もあります。

時差

Web会議を行う相手の国が遠方であればあるほど、時差が大きくなります。日本が昼間の時間帯でも、相手の国は深夜や早朝など、国によって日本との時差は異なります。

インターネット環境

Web会議を行う相手国の企業が先進国や比較的都心部にあるといった場合は、インターネット環境もこちらと同様に整っている場合が多く、特に問題はないかもしれません。しかし、通信網が未発達な地域に所在しているなど、ネット環境が不安定な場合もあるでしょう。

日本と海外の会議の違い

日本国内で行われる会議と海外（主に欧米）で行われる会議には、Web会議に限らず、そもそも次のような違いが見られます。

参加者数

海外での会議は、日本の会議と比較して参加者数は少ない場合が多いです。議事録係や研修中の社員など、発言する必要のない人の参加はほとんどありません。日本の会議は海外に比べると参加者数は多めと言えます。

所要時間

海外では効率が重視されるため、会議の所要時間や回数についても無駄を省き、最小限しか行わない傾向にあります。それに対して日本の会議は回数も多く、時間も長めの傾向があります。

会議の性質

学生時代から積極的にディスカッションを行なっている海外では、社会に出てからの会議においても議論することに重点を置きます。自分の意見を臆さず主張することが好ましいとされています。日本の会議は、どちらかというと議論の場というよりも、形式的なものであったり、定例会のような社員の集まりの場であったり、という性質の会議も多くあります。

Web会議を海外と行う際に注意すべきポイント

上記の相違点を踏まえたうえで、海外の企業とWeb会議を行う際に気をつけたいポイントをまとめました。

通訳の準備

海外とWeb会議を行う際には、英語または相手の国の言語を話せる通訳が必要です。社内にそうした人材がいない場合は、外部の通訳サービスやクラウドソーシングなどを利用するとよいでしょう。その際、会議の内容に必要な専門分野についても、ある程度知識のある通訳者を選びましょう。

時差を考慮した時間にする

海外との会議の時間を決める際は、相手国との時差を考慮し、お互いに参加しやすい時間帯にする必要があります。また、決定した開始時間については、日本時間の〇時〇分、相手国の〇時〇分というように、両国の開始時刻を互いに共有しておくと、開始時刻設定のミスを予防できます。

インターネット環境を調べておく

自社のインターネット環境はもちろんですが、相手企業のネット環境も事前に把握しておきましょう。通信環境があまりよくない場合は、容量の大きいファイルの送信を控えたり、安定した動作環境が望めるWeb会議システムを使用したりするなどの対策を取れます。

相手国の文化を理解する

相手企業の国の文化を知り、コミュニケーションの違いを理解しておくことも大切です。例えば日本では、空気を読んで相手の思惑を察するという文化がありますが、欧米諸国では、意見は言葉で伝えるべきという考え方です。そうした国との会議では、発言しないと意見がないと見なされるため、積極的に発言や質問をすることが求められます。

Web会議を国内で行う場合と海外と行う場合の違いを知ることで、注意すべきポイントを抑え、海外企業との会議に備えることができるでしょう。