Web会議システムは、インターネットを通じて、遠隔地にいる相手と会議を行えるツールのことです。電話のように音声だけでなく、会議参加者のお互いの顔が見え、動画や資料を共有しながら会議ができるシステムです。

Web会議を行う際に用いられるWeb会議システムですが、会議のみならず、様々なシーンでも活用できます。今回は、Web会議システムをどのような場面で活用できるかについてご紹介します。

Web会議システムの活用法

Web会議システムを活用することで、場所に縛られることなく仕事ができるようになりました。特に、下記に挙げるようなシーンで活かせます。

テレワークにおいて

Web会議システムを最も多く活用できるシーンと言えば、やはりテレワークにおいてでしょう。自身の病気や育児、親の介護などの諸事情によって、出社することが難しい場合でも、Web会議システムを活用すれば、在宅で仕事をすることが可能です。フルタイムで働くことをあきらめていた人も、一週間のうち３日だけ出社し、その他の日はテレワークにする、といった働き方であれば、可能になることもあるでしょう。また、Web会議システムは場所に縛られないため、自宅に限らず、出張先のホテルや海外など、どこからでも会議や打ち合わせに参加できます。社内の会議室で行われる会議に、一部の人は違う場所からリモートで参加する、という混在型で行うこともできます。

営業において

Web会議システムは、外回りで営業中の社員をサポートする際に役立ちます。例えば、訪問先の企業から受けた質問が、営業の立場では把握していないような専門的な内容であった場合に、Web会議システムを通して、専門知識を持つ担当者や上司からサポートを受けることができます。Web会議システムなどを利用していなかった頃の営業では、先方から聞かれたことに即答できなかった場合、後日確認してから回答するといった対応にならざるを得ませんでした。しかし、Web会議システムを使い、遠隔で専門知識を持つ社員からサポートを受けながら商談を進められることで、顧客の疑問点や不安点をスムーズに解消でき、契約の成立につながる可能性がアップします。

コミュニケーションにおいて

Web会議システムをコミュニケーションツールとして活用することで、本社（本店）と支社（支店）の連携が取りやすくなります。組織の規模が大きくなればなるほど、本社と全国各地にある支社との連携が取りづらくなり、運営方針などに差異が出始め、それによる弊害も生まれてきます。

Web会議システムを活用して、経営方針や業務内容のすり合わせを行うことで、認識のズレの発生を抑えることに役立ちます。また、業績のよい支社の持つノウハウをWeb会議システムで共有し、他の支社でも実践して企業全体の利益につなげるといった活用法もあります。一か所に集まって会議を行うのは、大人数が入れる場所を用意する手間や交通費、移動時間が必要になり大変ですが、Web会議システムなら、そうした手間や経費を削減できます。

非常時において

Web会議システムは、出社ができない不測の事態への備えとしても有効です。日頃からWeb会議システムを活用することで、災害時や交通機関の不通などの有事においても、自宅にいながら業務に対応し、事業を継続させることができます。万一のトラブルが発生した時でも、Web会議システムを使って社員同士で連絡を取り合い、対策を相談できるので、初動が早く、それだけ短時間で解決につなげられます。

Web会議システムの普及により、出社しなくても仕事や会議ができるようになり、多様な働き方が実現しました。今後もWeb会議システムの特性を様々なシーンで活用することで、ますます仕事の幅を広げていけるでしょう。