このコラムでは執務室とは何か、そこに求められる役割と機能について解説し、理想的な執務室をつくるためのポイントをご紹介します。

執務室とは

オフィス内には、玄関や来客応接室、社長室などのさまざまなスペースがありますが、その中で執務室とは主に仕事をするためのエリアを指します。事務作業をするために椅子や机が置かれている部屋なので事務室と同じ意義です。

執務室はオフィスの中でも一番広く、多くの社員がいるスペースとなります。

執務室に求められる役割と機能

オフィスの中でも多くの面積を占める執務室は、社員が長い時間を過ごす部屋となるため快適性が重要です。特に昨今はリモートワークが増えていることから、社員が出社するモチベーションにつながるような機能が必要です。

具体的には下記のような役割が求められています。

〇集中して仕事ができる

快適な環境で落ち着いて集中して仕事ができるスペースであることが、執務室の第一条件です。

業務内容によってフリースペースや集中スペースを選んで仕事ができる工夫も必要です。

〇ミーティングができる

執務室には気軽に相談やミーティングができるスペースの他に、周囲の音や視線を気にせずWeb会議を行えるスペースが必要です。個室型のワークブースなどがあると便利です。

〇休憩ができる

仕事に疲れた社員がお茶を飲んでホッと一息つけるカフェやラウンジのようなリフレッシュスペースがあることも、執務室に求められる役割の１つです。

執務室のデスク配置例

執務室の代表的なデスクのレイアウト例を、メリット・デメリットとともにご紹介します。

〇向かい合わせに並べる

同じチームや部署の社員のデスクを向かい合わせに並べるレイアウトです。

　メリット……社員同士が対面して仕事をするため、コミュニケーションが取りやすく関係を深めやすい

　デメリット……周囲の視線が気になって落ち着かない、話しかけられやすいため集中しにくく気が散りやすい

〇同じ向きに並べる

学校の教室のようにデスクを同じ方向に向けて並べるレイアウトです。

　メリット……自分の仕事に集中しやすい。リーダーや上司は後方に座ることでメンバーの状況を把握しやすく、適切な指示やフォローができる

　デメリット……広いスペースが必要

〇背中合わせに並べる

社員同士が背中合わせになるようにデスクを並べるレイアウトです。

　メリット……作業に集中しやすく、お互いが振り向けばすぐにミーティングを行える

　デメリット……後ろから業務内容が見えやすいため、情報漏洩に注意が必要

理想的な執務室をつくるには

理想的な執務室をつくるには、次の３ステップがポイントになります。

１　デザインのコンセプトを決める

自社が大切にしていることや目指していることなど企業理念に基づくコンセプトを決め、執務室のデザインに反映することで社員が働くモチベーションになります。

魅力ある執務室がブランディングにもなり、新規の受注や人材の採用にもつながります。

２　動線を重視したレイアウトを決める

効率のよい動線の計画を立ててから、自社の業務内容に合ったデスクの配置を決めます。

メインとなる動線は人がすれ違えるように通路幅を広く取り、サブとなる動線は人ひとりが通れる通路幅があればよいでしょう。

３　ニーズに合う家具を選ぶ

執務室のコンセプトとレイアウトが決まったら、次に重要なのがオフィス家具の選択です。

ポイントは、デザイン性と機能性を兼ね備えたものを選ぶことです。統一感のある洗練されたデザインのもので、なおかつ社員の体に負担をかけない高機能のデスクや椅子を選びましょう。

ただ作業ができればいいというだけの執務室では、魅力的なオフィスにはなりません。すべての社員にとって快適に仕事ができる執務室であることが、対外的にもよい効果を期待できます。