会議スペースの確保の手間や、開催場所までの移動にかかる時間、コストがかからない点が大変便利なWeb会議ですが、社内において浸透していると言えるでしょうか？

Web会議が社内に浸透していないのであれば、その理由を知り、対策を立てるとよいでしょう。

Web会議が社内に浸透しない理由

Web会議が社内に浸透しない理由として挙げられるのは、次のようなケースです。

Web会議のやり方やメリットがわからない

Web会議システムは導入されていても、やり方がよくわからず、わざわざWebで会議を行うメリットも感じられないとして、活用する社員が少ない場合があります。

Web会議ツールの置き場所がわからない

Web会議に必要なツールがどこに置いてあるのか知らない、保管場所が周知されていない、といったために、社員があまり利用しないという場合もあります。

音問題など環境が悪くてできない

Web会議を行うためには、ある程度整った環境が必要です。周囲が騒がしく、静かで落ち着いてWeb会議を行えるスペースがないためにできない、という場合もあります。

Web会議を社内に浸透させる方法

先述した「Web会議が社内に浸透しない理由」をふまえて、浸透させるための方法をご紹介します。

社内研修を実施し、マニュアルを作成する

まずは、社員にWeb会議を行うメリットを説明し、導入への理解を得る必要があります。そのうえで、導入したWeb会議システムについての使い方の研修を行いましょう。研修で使用する資料を兼ねて、研修後も参照できるような内容のマニュアルを作成します。マニュアルには、Web会議の方法やツールの使い方だけでなく、Web会議を行う際のルールについても併せて記載し、デジタルデータ化して閲覧、印刷ができるようにもしておきましょう。

置き場所を工夫し、わかりやすくする

Web会議に必要なツールは、社内の共有備品として管理されている場合が多いでしょう。管理者を通さないと保管場所がわからないというのでは、面倒に感じて使う頻度が減ってしまうこともあるかもしれません。社員が頻繁に通る、誰もがよく目につくような場所に設置するようにしましょう。予約制にするよりは、使いたい時に自由に持ち出し、使用後に元の場所に戻すというルールにする方が、気軽に利用できます。

また、乱雑に置かれてあると使う気になれません。何がどこにあるのか、ひと目でわかるようにツール別に収納ボックスなどに仕分け、ラベリングをしてきれいな状態が保たれるよう工夫して置きましょう。保管場所に、簡単な取扱説明書を示した看板も一緒に設置しておくと、さらにわかりやすくなります。感染予防のため、使用前後には機器を拭いておくこともルールとして定め、拭き取り用の除菌シートも一緒に配備することで、衛生的に安心して使用できます。

Web会議のスペースを確保し、マナーを啓発する

せっかくWeb会議システムを導入し、社員研修を実施しても、肝心の利用場所がなければ使うことはできません。オフィスをパーテーションで区切るなどして、落ち着いてWeb会議が行えるスペースを確保する必要があります。音の問題については、社員一人ひとりがマナーを守り、誰もが気持ちよく働けるオフィスを目指すメッセージをアナウンスしましょう。例えば、ポスターなどを作成して社内の目立つ場所に掲示するのもよいでしょう。Web会議用に個室型ブースを導入すれば、音の問題も解決できておすすめです。

Web会議は使いこなせれば、メリットの多い便利なものです。社内に浸透させるには「社員にとっての使いやすさ」を考えることがポイントです。今回ご紹介したような方法を取り入れて、ぜひWeb会議を社内に浸透させる工夫をしてみてください。