今回のテーマは事務所移転についてです。以前のコラム「失敗しないオフィス移転のポイント」では、オフィス移転の流れと失敗しないためのポイントについてご紹介しました。
本コラムでは、事務所やオフィスの移転の流れを、わかりやすくタイムスケジュール形式でまとめました。
事務所移転にかかる期間
事務所を移転するには、できるだけ短期間での移転を希望する場合であっても、最短でも半年前から準備をする必要があります。移転日から逆算して、６ヵ月以上前からのタイムスケジュールでやるべきことをご紹介していきます。
事務所移転のタイムスケジュール
6ヵ月以上前
移転目的や方針を明確にする
まず事務所移転の目的や方針を明確にしましょう。なぜ今のオフィスではだめなのか、新しい事務所に求めることは何か、というビジョンを明確にし、移転に向けたプロジェクトチームを結成しましょう。
現事務所の契約内容を確認する
現事務所の契約内容のうち、次の２点を確認しておきましょう。
- 解約を予告すべき時期
退去の意思を貸主に通知する必要があります。事務所やオフィスの契約では、一般的に退去日の６ヵ月前までの告知を義務付けている場合が多いです。 - 敷金の返却
契約時には多くの場合、入居時に賃料の〇ヵ月分といった形で敷金を貸主に預けています。原状回復費やクリーニング費を差し引いて、賃貸借契約終了後の３～６ヵ月後に返金されます。
事務所の移転先を決める
不動産仲介会社に相談するなど物件情報を収集し、予算や立地、スペースなどを考慮して移転目的や方針に見合う物件を選定しましょう。
６ヵ月前
現事務所への解約予告
契約書で確認した予告時期を踏まえ、移転日から逆算して解約を貸主に通知しましょう。
新事務所の入居契約
新事務所に入居申込書を提出します。貸主側で審査が行われるため、申込書の他、登記簿謄本、会社概要、決算書など事前に必要な書類も用意しておきましょう。審査後、特に問題がなければ契約の締結となりますが、その際、敷金・保証金・礼金などさまざまな費用が発生しますので、事前に把握して準備しておきましょう。
５～４ヵ月前
新事務所の準備
移転先の事務所のレイアウトを考え、必要な家具や什器を検討しましょう。
各種業者の手配
移転に伴って必要になる、内装業者、インターネット回線やセキュリティ業者、引越業者など、各種業者の手配をしておきましょう。
３～２ヵ月前
得意先への連絡
得意先や取引先へ、失礼のないようにメールや手紙で移転の連絡をします。取引先銀行への届け出も忘れずに行いましょう。
社員への説明会
引越のスケジュールや、移転に際して社員全員と共有しておくべき情報を伝える、社内説明会を実施します。
１ヵ月前
ホームページや資料の住所変更
会社のホームページや名刺など、旧事務所の住所が記載されているものは、すべて新住所に変更する必要がありますので、用意しておきましょう。
荷造り
1ヵ月前には荷造りを開始しましょう。荷物を入れて閉じた段ボール箱には、中身を記載し、搬入する場所もわかるようにしておきます。
移転当日
引越の立ち合い
引越業者に立ち合い、荷物がすべて搬出、搬入されたか、また運搬作業の際に傷などのトラブルがなかったか、などを確認しましょう。
移転後
旧事務所との契約終了
移転後、特に問題がなければ数日～数週間後に、事前に取り決めておいた契約期間の満了をもって、旧事務所との契約は終了となります。
官公庁への届け出
最後に、事務所移転に伴い必要となる書類を、法務局や税務署など関係官庁へ提出します。移転後２週間以内や１ヵ月以内など期限が決まっていますので、忘れずに提出しましょう。
何かとやることが多くて大変な事務所やオフィスの移転ですが、タイムスケジュールをしっかり抑えて、順を追って準備していくことで、慌てることなくスムーズに進むでしょう。
