貸会議室とは、一定時間、会議をする場所を提供してくれるサービスです。会議室だけでなく、必要な数の椅子と机も利用できます。オフィスのスペースを縮小してコストカットを図る企業も多く、ニーズの高まりから貸会議室のビジネスも増えました。

気軽に利用できる貸会議室ですが、利用にあたっては、どのようなメリット、デメリットがあるのかを理解しておきましょう。

貸会議室を利用するメリット

まずは、貸会議室を利用すると、どんなメリットがあるのかを見ていきましょう。

必要なときに使える

オフィスに会議室があれば、いつでも使えますが、逆に使っていないときは無駄なスペースを所有していることになります。必要なときだけ貸会議室を利用することで、スペースの無駄やメンテナンスの手間が省けます。また、急に会議をしなければならないのに、社内の会議室が埋まっていて使えないという場合にも貸会議室を利用することで問題解決です。

会議に合わせたレイアウトを選択できる

会議の参加人数や目的に合わせて、大小さまざまなタイプの貸会議室を選択できます。自前の会議室では、会議の内容に合ったちょうどよい広さのスペースを確保できないこともあるでしょう。複数の貸会議室の中から最適な部屋を選べます。

必要な設備も利用できる

貸会議室は、会議に必要な設備やサービスが充実しています。机や椅子はもちろんのこと、ホワイトボード、プロジェクターやスクリーンなどもメンテナンスされたものを利用できます。中には食事の手配のサービスを提供しているところもあるので、必要に応じてそうしたサービスを利用できます。

便利な場所でできる

アクセスの悪い場所にオフィスがある場合、アクセスの良い場所にある貸会議室を利用するとよいでしょう。みんなが集まるのに便利です。特に外部から人を招いての会議の場合、移動の負担をかけずにすむでしょう。

貸し会議室を利用するデメリット

次に、貸会議室を利用する際のデメリットについて見ていきましょう。貸会議室を利用する頻度が多くなれば、コスト高になるというデメリットは当然です。では、コスト面以外では、どんなデメリットがあるでしょうか。

貸会議室まで移動しなければならない

オフィスから貸会議室まで移動する必要があるため、その移動時間を考慮しておかなければなりません。多忙なときは、移動する時間が惜しく、会議に参加するのが億劫になりかねません。貸会議室に行くためにオフィスを空ける際の防犯面も気になります。

会議に必要なものを運ばなければならない

会議に必要な基本的な設備については、貸会議室に用意されています。しかし、そのときの会議の内容によっては、例えば開発中の製品だったり、特別な機材だったりが必要な場合もあります。持って行かなければならないものが、大きかったり重かったりすると、搬入や搬出に大変な手間がかかります。物によっては、貸会議室に持ち込み可能かどうかの確認も必要でしょう。

急な場合に借りにくい

急な会議で予約しようとしても、希望の条件に見合う貸会議室が空いているかどうかわかりません。あまりにも急な予約は、難しいかもしれません。

下見に行かなければならない

大事な案件の会議では、当日にトラブルが発生しないよう、念のために部屋の広さや設備の確認をしておきたいところです。特に初めて利用する貸会議室の場合はなおさらです。下見にかかる移動や手間はデメリットでしょう。

貸会議室のメリット、デメリットについて挙げてきました。デメリットに留意しつつ、メリットを活かして、必要に応じて上手に貸会議室を利用できるといいでしょう。